BAB III
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM
3.1. Struktur Organisasi yang terkait dengan Key User
Tidak semua orang atau bagian berperan aktif dalam proses pencatatan data
dalam Sistem Informasi Penjualan Rumah Perusahaan Property pada PT. Griya
Sheilla Amaris Probolinggo. Untuk mengetahui orang atau bagian organisasi yang
berperan aktif dan yang berperan pasif dalam Sistem Informasi Penjualan Rumah
Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo maka dibuatlah
struktur organisasi terkait. Berdasarkan analisis terkait dengan Sistem Informasi
Penjualan Rumah Perusahaan Property bagian-bagian yang terlibat dalam sistem,
diantaranya : Direktur, administrasi, kasir, customer dan kontraktor. Sesuai uraian
diatas, maka struktur organisasi terkait dapat digambarkan sebagai berikut :
Administrasi
Direktur
Kasir
Key User Aktif
Key User Pasif
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Terkait
Kontraktor
Customer
27
Key User
No Unit Organisasi Key User
1. Direktur Pasif
2. Kasir Aktif
3. Administrasi Aktif
4. Kontraktor Pasif
5. Customer Pasif
Dilihat dari struktur organisasi yang terkait dalam Sistem Informasi Penjualan
Rumah Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo terdapat
bagian key user aktif dan bagian key user pasif.
Key user aktif merupakan key user yang aktif melakukan kegiatan yang
berhubungan langsung dengan proses-proses dalam Sistem Informasi Penjualan
Rumah Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo. Adapun
kegiatan yang dilakukan oleh key user aktif yaitu :
a. Mengentrikan data kontrak penjualan ruko dan rumah
b. Mengentrikan data kontraktor yang akan mengerjakan proyek sesuai
kontrak
c. Mengentrikan pelunasan piutang
d. Mengentrikan pelunasan hutang
e. Membuat laporan yang dihasilkan dari proses yang bersangkutan misalnya
laporan penjualan rumah kontrak penunjukan kontraktor dan kwitansi
pembayaran piutang serta hutang.
Key user pasif merupakan key user yang tidak melakukan kegiatan yang
berhubungan/terkait langsung dengan Sistem Informasi Penjualan Rumah
Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo. Struktur
organisasi yang menjadi key user pasif adalah direktur, kontraktor, dan customer.
3.2. Proses dalam Sistem
Suatu proses akan terjadi apabila terdapat masukan data (input) pada sistem
informasi. Proses sistem ini bertujuan untuk menghasilkan output yang diinginkan
berupa laporan. Proses-proses yang akan dihasilkan dalam daftar proses disini
28
adalah semua proses yang berkaitan dengan Sistem Informasi Penjualan Rumah
Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo.
Tabel 3.1 Tabel Proses
No Proses Penjelasan Pelaku
Kode
1. Master Area Mengentrykan data area dan lokasi
perumahan.
2. Master Kavling Mengentrykan data kavling yang ada
pada masing-masing perumahan.
3. Master Kontraktor
Mengentrykan data kontraktor yang
4. Master Tipe
Bangunan
5. Proses Penjualan
Rumah/Ruko
6. Proses Kontrak
Penunjukan
Kontraktor
7.
8.
9.
Entry Transaksi
Biaya
Transaksi
pelunasan/
pembayaran piutang
Transaksi
pelunasan/
pembayaran hutang
bekerja sama dengan PT. GSA
Probolinggo.
Mengentrykan data tipe bangunan
serta spesifikasinya.
Mengentrykan data customer yang
akan membeli
Rumah/Ruko, serta
membuat kontrak pembelian.
Mengentrykan penunjukkan kontraktor
yang akan mengerjakan pembangunan
Rumah/Ruko.
Mengentrykan biaya-biaya yang ada
pada saat pembangunan.
Mengentrykan / mencatat pelunasan
piutang
Mengentrykan / mencatat pelunasan
hutang
Administrasi P1
Administrasi P2
Administrasi
P3
Administrasi
P4
Administrasi
P5
Administrasi
P6
Administrasi
Kasir
P8
Kasir
P9
29
P7
3.3. Daftar Laporan
Laporan adalah hasil output dari suatu sistem informasi. Laporan ini biasanya
digunakan oleh key user untuk mengetahui hasil akhir dari suatu proses yang
terjadi. Laporan yang dihasilkan oleh system akan mempermudah dalam
pengambilan keputusan dan menjadi suatu informasi yang dibutuhkan dalam
system ataupun lingkungan diluar system terkait. Berikut adalah laporan-laporan
yang dihasilkan dari Sistem Informasi Penjualan Rumah Perusahaan Property
pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo.
Tabel 3.2 Tabel Daftar Laporan
No Laporan Penjelasan Pengguna Kode
1. Daftar Area
2. Daftar Kavling
3.
Daftar
Kontraktor
4.
Daftar Tipe
Bangunan
5. Kontrak
Penjualan
Rumah/Ruko
6. Kontrak
Penunjukan
Kontraktor
Menginformasikan tentang daftar
area dan lokasi perumahan yang
dikelolah oleh PT. GSA.
Menginformasikan tentang daftar
kavling yang ada pada masingmasing
lokasi
perumahan.
Menginformasikan tentang daftar
kontraktor yang bekerja sama
dengan PT. GSA.
Menginformasikan tentang tipe
bangunan berupa paket yang berisi
spesifikasi untuk tiap paketnya.
Menginformasikan tentang kontrak
kepada customer yang membeli
Rumah/Ruko ke PT. GSA.
Menginformasikan tentang kontrak
kepada kontraktor yang bekerja
sama dengan PT. GSA.
Direktur,
Administrasi
Direktur,
Administrasi
Direktur,
Administrasi
Direktur,
Administrasi,
dan Customer
Direktur,
Administrasi,
dan Customer
Direktur,
Administrasi,
dan Kontraktor
30
L1
L2
L3
L4
L5
L6
No Laporan Penjelasan Pengguna Kode
7. Laporan Biaya
Per Nomer Jual
8. Kwitansi
Pembayaran
Piutang
9.
Daftar Piutang
Per Konsumen
10.
Daftar Piutang
per bulan
11.
Daftar Piutang
12.
13.
14.
15.
16.
Menginformasikan tentang laporan
biaya per nomer jual
Bukti Pembayaran Piutang
terhadap PT GSA
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan piutang setiap konsumen
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan piutang setiap bulan
per tahun
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan piutang setiap tahun
Kwitansi
Pembayaran
Hutang
Daftar hutang per
kontraktor
Daftar hutang per
bulan
Daftar hutang per
tahun
Laporan
Prakiraan
Laba/Rugi Bruto
Per Tahun
Bukti pembayaran hutang PT. GSA
terhadap kontraktor
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan hutang setiap kontraktor
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan hutang setiap bulan
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan hutang setiap tahun
Menginformasikan prakiraan
laba/rugi bruto per nomor jual
Direktur,
Administrasi,
Kasir dan
Customer
Administrasi,
kasir dan
direktur
Administrasi,
kasir dan
direktur
Administrasi,
kasir dan
direktur
Kasir dan
Kontraktor
Administrasi,
kasir dan
direktur
Administrasi,
kasir dan
direktur
Administrasi,
kasir dan
direktur
Administrasi,
direktur
31
L7
L8
L9
L10
L11
L12
L13
L14
L15
L16
3.4. Diagram Alir Sistem
Untuk menyusun urutan proses dalam Sistem Informasi Penjualan Rumah
Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo, terdapat
beberapa tahap yaitu :
3.4.1 Membuat Header Swimlane Diagram
Setelah daftar proses dalam sistem tersebut dibuatkan simbol yang
sesuai, maka selanjutnya diletakkan sesuai dengan header swimlane
diagram seperti dibawah ini :
Administrasi Customer Direktur Kontraktor Kasir
Administrasi Kasir Customer Kontraktor Direktur
Gambar 3.2 Header Swimlane Diagram
Sistem Informasi Penjualan Rumah Perusahaan Property
pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo
32
ANALISIS PERANCANGAN SISTEM
3.1. Struktur Organisasi yang terkait dengan Key User
Tidak semua orang atau bagian berperan aktif dalam proses pencatatan data
dalam Sistem Informasi Penjualan Rumah Perusahaan Property pada PT. Griya
Sheilla Amaris Probolinggo. Untuk mengetahui orang atau bagian organisasi yang
berperan aktif dan yang berperan pasif dalam Sistem Informasi Penjualan Rumah
Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo maka dibuatlah
struktur organisasi terkait. Berdasarkan analisis terkait dengan Sistem Informasi
Penjualan Rumah Perusahaan Property bagian-bagian yang terlibat dalam sistem,
diantaranya : Direktur, administrasi, kasir, customer dan kontraktor. Sesuai uraian
diatas, maka struktur organisasi terkait dapat digambarkan sebagai berikut :
Administrasi
Direktur
Kasir
Key User Aktif
Key User Pasif
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Terkait
Kontraktor
Customer
27
Key User
No Unit Organisasi Key User
1. Direktur Pasif
2. Kasir Aktif
3. Administrasi Aktif
4. Kontraktor Pasif
5. Customer Pasif
Dilihat dari struktur organisasi yang terkait dalam Sistem Informasi Penjualan
Rumah Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo terdapat
bagian key user aktif dan bagian key user pasif.
Key user aktif merupakan key user yang aktif melakukan kegiatan yang
berhubungan langsung dengan proses-proses dalam Sistem Informasi Penjualan
Rumah Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo. Adapun
kegiatan yang dilakukan oleh key user aktif yaitu :
a. Mengentrikan data kontrak penjualan ruko dan rumah
b. Mengentrikan data kontraktor yang akan mengerjakan proyek sesuai
kontrak
c. Mengentrikan pelunasan piutang
d. Mengentrikan pelunasan hutang
e. Membuat laporan yang dihasilkan dari proses yang bersangkutan misalnya
laporan penjualan rumah kontrak penunjukan kontraktor dan kwitansi
pembayaran piutang serta hutang.
Key user pasif merupakan key user yang tidak melakukan kegiatan yang
berhubungan/terkait langsung dengan Sistem Informasi Penjualan Rumah
Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo. Struktur
organisasi yang menjadi key user pasif adalah direktur, kontraktor, dan customer.
3.2. Proses dalam Sistem
Suatu proses akan terjadi apabila terdapat masukan data (input) pada sistem
informasi. Proses sistem ini bertujuan untuk menghasilkan output yang diinginkan
berupa laporan. Proses-proses yang akan dihasilkan dalam daftar proses disini
28
adalah semua proses yang berkaitan dengan Sistem Informasi Penjualan Rumah
Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo.
Tabel 3.1 Tabel Proses
No Proses Penjelasan Pelaku
Kode
1. Master Area Mengentrykan data area dan lokasi
perumahan.
2. Master Kavling Mengentrykan data kavling yang ada
pada masing-masing perumahan.
3. Master Kontraktor
Mengentrykan data kontraktor yang
4. Master Tipe
Bangunan
5. Proses Penjualan
Rumah/Ruko
6. Proses Kontrak
Penunjukan
Kontraktor
7.
8.
9.
Entry Transaksi
Biaya
Transaksi
pelunasan/
pembayaran piutang
Transaksi
pelunasan/
pembayaran hutang
bekerja sama dengan PT. GSA
Probolinggo.
Mengentrykan data tipe bangunan
serta spesifikasinya.
Mengentrykan data customer yang
akan membeli
Rumah/Ruko, serta
membuat kontrak pembelian.
Mengentrykan penunjukkan kontraktor
yang akan mengerjakan pembangunan
Rumah/Ruko.
Mengentrykan biaya-biaya yang ada
pada saat pembangunan.
Mengentrykan / mencatat pelunasan
piutang
Mengentrykan / mencatat pelunasan
hutang
Administrasi P1
Administrasi P2
Administrasi
P3
Administrasi
P4
Administrasi
P5
Administrasi
P6
Administrasi
Kasir
P8
Kasir
P9
29
P7
3.3. Daftar Laporan
Laporan adalah hasil output dari suatu sistem informasi. Laporan ini biasanya
digunakan oleh key user untuk mengetahui hasil akhir dari suatu proses yang
terjadi. Laporan yang dihasilkan oleh system akan mempermudah dalam
pengambilan keputusan dan menjadi suatu informasi yang dibutuhkan dalam
system ataupun lingkungan diluar system terkait. Berikut adalah laporan-laporan
yang dihasilkan dari Sistem Informasi Penjualan Rumah Perusahaan Property
pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo.
Tabel 3.2 Tabel Daftar Laporan
No Laporan Penjelasan Pengguna Kode
1. Daftar Area
2. Daftar Kavling
3.
Daftar
Kontraktor
4.
Daftar Tipe
Bangunan
5. Kontrak
Penjualan
Rumah/Ruko
6. Kontrak
Penunjukan
Kontraktor
Menginformasikan tentang daftar
area dan lokasi perumahan yang
dikelolah oleh PT. GSA.
Menginformasikan tentang daftar
kavling yang ada pada masingmasing
lokasi
perumahan.
Menginformasikan tentang daftar
kontraktor yang bekerja sama
dengan PT. GSA.
Menginformasikan tentang tipe
bangunan berupa paket yang berisi
spesifikasi untuk tiap paketnya.
Menginformasikan tentang kontrak
kepada customer yang membeli
Rumah/Ruko ke PT. GSA.
Menginformasikan tentang kontrak
kepada kontraktor yang bekerja
sama dengan PT. GSA.
Direktur,
Administrasi
Direktur,
Administrasi
Direktur,
Administrasi
Direktur,
Administrasi,
dan Customer
Direktur,
Administrasi,
dan Customer
Direktur,
Administrasi,
dan Kontraktor
30
L1
L2
L3
L4
L5
L6
No Laporan Penjelasan Pengguna Kode
7. Laporan Biaya
Per Nomer Jual
8. Kwitansi
Pembayaran
Piutang
9.
Daftar Piutang
Per Konsumen
10.
Daftar Piutang
per bulan
11.
Daftar Piutang
12.
13.
14.
15.
16.
Menginformasikan tentang laporan
biaya per nomer jual
Bukti Pembayaran Piutang
terhadap PT GSA
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan piutang setiap konsumen
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan piutang setiap bulan
per tahun
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan piutang setiap tahun
Kwitansi
Pembayaran
Hutang
Daftar hutang per
kontraktor
Daftar hutang per
bulan
Daftar hutang per
tahun
Laporan
Prakiraan
Laba/Rugi Bruto
Per Tahun
Bukti pembayaran hutang PT. GSA
terhadap kontraktor
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan hutang setiap kontraktor
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan hutang setiap bulan
Menginformasikan tentang Daftar
pelunasan hutang setiap tahun
Menginformasikan prakiraan
laba/rugi bruto per nomor jual
Direktur,
Administrasi,
Kasir dan
Customer
Administrasi,
kasir dan
direktur
Administrasi,
kasir dan
direktur
Administrasi,
kasir dan
direktur
Kasir dan
Kontraktor
Administrasi,
kasir dan
direktur
Administrasi,
kasir dan
direktur
Administrasi,
kasir dan
direktur
Administrasi,
direktur
31
L7
L8
L9
L10
L11
L12
L13
L14
L15
L16
3.4. Diagram Alir Sistem
Untuk menyusun urutan proses dalam Sistem Informasi Penjualan Rumah
Perusahaan Property pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo, terdapat
beberapa tahap yaitu :
3.4.1 Membuat Header Swimlane Diagram
Setelah daftar proses dalam sistem tersebut dibuatkan simbol yang
sesuai, maka selanjutnya diletakkan sesuai dengan header swimlane
diagram seperti dibawah ini :
Administrasi Customer Direktur Kontraktor Kasir
Administrasi Kasir Customer Kontraktor Direktur
Gambar 3.2 Header Swimlane Diagram
Sistem Informasi Penjualan Rumah Perusahaan Property
pada PT. Griya Sheilla Amaris Probolinggo
32
Diagram Alir Sistem Penjualan Rumah Perusahaan Property
Pada PT. GRIYA SHEILA AMARIS ProbolinggoGambar
